A számláját elutasították: A legfontosabb 8 tipp a számlázási vállalatoknál

Egy vállalkozás vagy vállalati ügyféllel való üzlet lezárása jelentős előrelépést jelent a kis- és nagyvállalatok számára is., egy teljesen más dolog.

Olyan simán megy, ahogy reménykedne, vagy egy teljes rendetlenségben végződik. Mindez attól függ, hogyan számlázod az ügyfeleket. Miután beérkezett és rögzített, a számla olyan folyamatok sorozatát indítja el, amelyek pénzt hoznak a fiókjába - kivéve, ha valami hibás.

A számlák időben történő törlésének kulcsa a részletek. Az alábbi tippek kétéves számlákból és követelésekből származnak, és ezek követése időt, pénzt és sok stresszt takarít meg.

Lásd még: Mi a számlák fizetendő? Metrikák egy perccel

1. Tudja, hogy a számlái ténylegesen megyek

A nagyvállalatokkal szemben fontos szem előtt tartani, hogy a fizetendő számlák az első olyan folyamatok, amelyeket kiszervezik és automatizálnak. És ahol automatizálás van, a tévedés hiba mellett van. Ez vonatkozik a számláira is.

Ez azt jelenti, hogy valaki más országban (és még egy másik időzónában) valószínűleg könyveli a számláit. Függetlenül attól, hogy ez egy harmadik fél vagy egy közös szolgáltató központ, a minőségi előírások szigorúak. Nem fogják habozni, hogy elutasítsák a számlát, különösen egy kis értékesítőtől, a legkisebb gyanúra, hogy valami nincs. Ami számodra úgy tűnik számodra, mint egy triviális részlet, valóban komoly következményekkel járhat a kiszervező partner számára ellenőrzés esetén.

Továbbá az AP nagy mennyiségű dokumentummal működik, és mindegyiküket nagyon gyorsan értékelik. Nincs idő elemezni minden számlát részletesen - helyes vagy sem, és ez az. Győződjön meg arról, hogy a számláit azonnal elfogadják és jóváhagyták. Hogyan? Nos, megfelelés!

2. Nail it from the start

Az általam látott fizetési problémák többségét egyszerűen elkerülhették az ügyfelek számlázási igényeinek követésével. Minél több ember vesz részt az ügylet létrehozásában, annál nagyobb az esélye, hogy ez az információ elveszik.

Az értékesítési képviselők gyakran megkapják a számlázási utasításokat, de mivel inkább az új vezetékek biztosítására összpontosítanak, inkább elhanyagolják őket az alább felsorolt ​​formalitásokat.

Győződjön meg róla, hogy értékesítése és számlázása ugyanazon az oldalon található. Ne várjon addig, amíg a számla elmúlt, ellenőrizze, hogy helyesen lett-e kiadva.

Lásd még: mikor érkezik a számlafinanszírozás?

3. A számlák olvashatósága

Az elektronikus vagy papíralapú számlák elküldésével valószínűleg az elején beolvasásra kerülnek, és számlaolvasó szoftverre irányítják őket. Az AP könyvelő ezt követően ellenőrizni fogja őket.

Itt sok mindent el lehet hibázni. Először is ezek az alkalmazások nem megfelelőek a színes olvasáshoz. Lehet, hogy kísértésnek érzi magát, hogy fűszerezze a számlákat különböző színárnyalatokkal, de a legjobb, ha egyszerűen megmarad. A fekete-fehér szöveg és számok mindenképpen szükségesek.

Továbbá ne szkenneld be a számlákat, az eredő kép az ügyfél rendszerében olvashatatlan. A megfelelő út a PDF létrehozásához.

Másodszor, győződjön meg róla, hogy a lényeges részletek (számla dátuma, esedékesség dátuma, száma, PO száma, cégnév és cím, összegek és adókulcsok) kiemelkednek. Első pillantásra könnyen be kell látni őket. Ellenkező esetben a számla azonnal elutasítható, még akkor is, ha az információ ténylegesen ott van.

4. Számítsd ki a megfelelő entitást

Minél nagyobb a vállalat, annál több entitás létezik. Hacsak a megrendelőlap másképp nem jelzi, számlázza azt a mértékegységet, amellyel ténylegesen üzleti tevékenységet folytat.

Számos kereskedő általában kezeli a számláját a vállalati központnál, ha kétségei vannak a helyes számlázási címmel kapcsolatban. Az AP biztosan elutasítja azokat, és kérni fogja a dokumentum újbóli elküldését a korrigált adatokkal.

Ezenkívül soha ne csökkentse a vállalat nevét vagy címét. Néhány országban (például Szingapúrban) nagyon szigorú előírások vonatkoznak rájuk, és az AP nem fogad el rövidítéseket vagy hiányzó részleteket tartalmazó számlákat.

Ez abszurdnak tűnhet, de néha el kellett utasítanom a rossz emeleten vagy utcanevélen lévő számlákat az ügyfél címében. Használja pontosan azt, amit üzleti partnere biztosított.

Lásd még: Hogyan kell előrejelezni a cash flow

5. A vásárlási megbízás tiszteletben tartása

Ügyfelei valószínűleg megrendelésre (vagy "PO" -ra) számlát kérnek a számláján. Győződjön meg róla, ellenőrizze, hogy ez a helyzet, és megfelel-e a PO-ban szereplő összes információnak.

A PO az, amit az AP először keresi, amikor számlázzák ezeket a számokat. Ha nincs ott, vagy nehéz észrevenni, akkor a számlát el lehet utasítani, és elmarad a tervezett fizetés. Tartsa nyomon a PO fedezetek és a rendelkezésre álló készpénz pénzügyi időszakát. Ha egy számlát a PO-val meg nem érkezve vagy az alapokból kifüggesztünk, biztosan elhalasztja a kifizetést napokkal, vagy akár hetekkel sem. Ez különösen problémás az egyik pénzügyi évről / negyedévről a másikra való áttéréskor.

Jó gyakorlat egy számlánként egy PO megtartása. Talán kényelmesebbnek tűnik, ha több dokumentumot is beillesztenek egy dokumentumba, de ez megnehezíti az AP könyvének elfogadását, különösen akkor, ha valamilyen probléma merül fel. Bill a megfelelő pénznemben

A késleltetett fizetések egyik gyakori oka a deviza eltérés, különösen, ha külföldi szervezetekkel kereskedik. Legyen óvatos, ha ilyenekkel foglalkozol.

Egyes országok, mint például India, rendkívül nehézzé teszik a külföldi pénznemben történő devizaátutalásokat. Úgy látom, hogy a kifizetések hónapok óta húzódnak, ezért csak egy új megbízás kiadásával oldották meg.

Ha a helyi pénznemtől eltérő pénznemben számlázza az ügyfelet, előfordulhat, hogy az összes összegek a számlán, beleértve az adókat és az adókat is.

Lásd még: A 7 fő mérőszám Minden üzleti tulajdonosnak figyelnie kell

7. Rendszeresen ellenőrizze a címjegyzékét

A névjegyek naprakészen tartása kulcsfontosságú, különösen akkor, ha gyakran nem számlázza az ügyfeleket. A nagyvállalatok mindig javítják a folyamataikat és az adatkezelő rendszerüket, amelyek gyakran megváltoztatják az e-mail címeket.

Általában előre értesülnek róla, de az automatikus e-mailek könnyen elveszhetnek a bejövő postafiókban, vagy spamként szűrtek. Ha számlákat küld egy személyes e-mail címre, győződjön meg róla, hogy a generikus pénzügyi vagy számlázási címet tartalmazza a CC-ben. Az emberek jönnek és mennek el, ezért ne tévesszen azzal, hogy elérje valakit, aki már nem a cégnél van.

Az AP könyvelők nem is ellenőrzik a beérkező leveleket, amilyen gyakran csak szeretnék. A számlák generikus csatornákon keresztül történő elküldése biztosítja, hogy a standard időszakon belül foglalkozzanak.

8. Mosolyogás után

Ha Ön az AP-vel kapcsolatos visszautasított számlát vagy késedelmes fizetést követ, akkor a barátságos út hosszú utat fog megtenni. Természetesen Önnek joga van időben felkínálni a pénzt, de negatív hangon az AP tisztviselője nem fog segíteni.

A kérdés valószínűleg nem az ő hibájuk. Sokkal nagyobb valószínűséggel járnak el egy újabb mérföldnyire az Ön számára, ha empátiát és kedvességet mutat. A munkájuk rendkívül hétköznapi, ezért az embereknek, mint a gépeknek a kezelése, az Ön javára fognak működni.