Hogyan készítsünk előadást az adószakasz előtt?

Az üzleti adók megnehezítése új vállalkozások számára nehéz lehet. Ebben a cikkben megoszthatok okosabb és gyorsabb módszereket a ráfordítások rögzítésére, és nyomon követheted bevételeit és egyéb fontos dokumentumokat adói számára. Mindegyik tippet könnyű megvalósítani, és segíteni kell az adóidő szelídítéséhez!

1. számú tipp: Számviteli szoftver használata az üzleti költségek nyomon követéséhez

Az egyik dolog, amit sok kisvállalkozó harcol A könyvelés teteje egész évben. Ha nem olyan számviteli szoftvert használ, mint a QuickBooks vagy a Xero, akkor jön be adóidő.

CPA vagyok, és hiszek benne vagy nem, használom a QuickBooks-t, hogy csináljak könyveimet, és felkészüljek az adózási időszakra. Ez sokkal könnyebbé teszi és biztosítja, hogy pontos nyilvántartást vezetjen a bevételeiről és költségeiről. Ha a könyveidet mindig "catch-up" módban találod, akkor könyvelési szoftvert kell fektetnie.

2. tipp: Költségkategóriák használata a számviteli szoftverben

A költségkategóriák csak egy módja hogy csoportosítsa a vállalkozásának vásárlásait. Például irodai eszközök, éttermek és benzin költségkategóriák. Segítenek jobban nyomon követni az eladók költségeit, nem pedig minden egyes értékesítőt felállítani a mindennapi vásárlásokhoz.

Ennek az az oka, hogy gyorsabb kiadásokat eredményezhet. Ez időt takarít meg, és lehetővé teszi, hogy csak nyomon kövesse az adózási célok legfontosabb adatait.

Nézzünk át egy forgatókönyvet, hogy lássuk, hogyan működik ez:

Mint üzleti tulajdonos, valószínűleg megvásárolja irodai kellékek az Ön vállalkozása számára. Remélhetőleg nem olyan, mint egy gyertya gyertyatartóban, amely a polcokon lévő összes fényes új tollat ​​és notebookot figyeli. Több, mint valószínű, akkor csak az Office Depot vagy a Staples irodai kínálatából vásárolhat irodai felszerelést, de más helyeken is vásárolhat irodai felszerelést, mint a Costco vagy a Target.

Ha készen áll a vásárlások rögzítésére a könyvelési szoftver, állítsa be így:

• Ne hozzon létre négy szállítót a QuickBooks (vagy a QuickBooks alternatívájaként) az Office Depot, a Staples, a Costco és a Target számára.
• A az irodai beszállítmányokat vagy az irodai adókat, és az összes irodai beszerzést az "irodai beszállító" eladóhoz kódolja.

Az alábbi táblázatban néhány olyan példát mutattam be a mindennapi vásárlásokra, a kereskedők helyett

A legtöbb vállalkozói tulajdonos nem nyomon kell követniük, hogy mennyi pénzt költenek minden egyes eladóval, hogy mindennapi tárgyakat vásárolnak, mint például az irodai eszközök, a benzin és az ügyfél ebédjei. Hidd el vagy sem, az IRS nem követeli meg, hogy az ilyen költségeket is nyomon kövesse.

Emellett a vállalkozásának egészségét meghatározó legfontosabb pénzügyi kimutatások, például az eredménykimutatás, felsorolják a költségkategóriákat "Irodai kellékek", és nem az Ön által megvásárolt konkrét eladók; ez egy másik oka annak, hogy a kereskedőnek nem kell nyomon követnie a költségeket.

Kollektív számviteli oktató vagyok, és a QuickBooks-et is tanítom. Amint ezt az elképzelést egyik osztályomban elmagyaráztam, egy kéz azonnal felbukkant. Eleinte arra gondoltam, hogy a hallgató megpróbálna megkérdezni, hogy az IRS valóban megköveteli-e Önt a költsége nyomon követéséért - megmondhatja, hogy ez gyakran előfordul?

A hallgató azonban kiderült, hogy a helyi H & R blokk irodájának franchise tulajdonosa. Támogatta a követelésemet 100 százalékosnak. Elmondta az osztálynak, hogy az adóbevallások elkészítése során a cégtulajdonosok gyakran megosztanak ilyen tippeket. Azt is elmondta, hogy a nap végén, ha az IRS ezt a részletességi szintet kívánja, mindig el tudja látni az átvételt.

Szerencsére van egy remek megoldás számodra, amely megszabadul az autója kesztyűtartójától és a szeretett cipődoboztól, így olvasd el!

Tip # 3: Éves üzleti hitelkártya-összefoglalók

Először minden kisvállalkozónak külön üzleti számlára (azaz soha személyi költségekre) kell létrehoznia, hogy könnyen azonosítsa az adóbevallásról beszámítható és / vagy levonható jövedelmet és költségeket.

Ha ezt nem teszed meg, nehéz lesz nyomon követni azokat a törvényes üzleti költségeket, amelyek jogosultak lehetnek az adólevonásra és a személyes költségekre, amelyek nem.

Ha mind az üzleti, mind a személyes kiadások ugyanaz a bankszámla, akkor át kell mennie a bankszámlakivonatokra, és csak a vállalkozásával kapcsolatos költségeket kell tartalmaznia a számviteli szoftverében. Ez a manuális folyamat a személyes és az üzleti kiadások elkülönítéséig olyan unalmas, hogy megígérem, hogy készen áll a legközelebbi bankra való futtatásra, hogy létrehozza ezt az üzleti fiókot, hogy elkerülje ezt a következő adóévet!

Mielőtt megtudná, Április 15. lesz itt. Ha minden évben adózási idő áll fel Önre, nézze meg a négy adótervezésre vonatkozó tippet, amelyet minden kisvállalkozónak végre kell hajtania. Azonban, ha történetesen maguk mögött hagyja a költségeket a számviteli szoftverbe, az egyik módja annak, hogy ezeket a költségeket gyorsan bevegyük, az az éves összefoglaló használata, amelyet a hitelkártya-társaságok január elején nyújtanak.

Ez a jelentés nagyszerű, mert összefoglalja az összes vásárlást költségkategóriánként. Ezeket a számokat felhasználhatja az egyes kategóriák összes költségének összegezéséhez. Az alábbiakban egy pillanatfelvétel arról, hogy mi fog kinézni.

Amint látni fogod, a legtöbb kategória hasonló lesz ahhoz, amit már létrehozott a számviteli szoftveredben:

Az egyik hátránya, hogy összefoglaló nyilatkozatot mint ez az, hogy nem lesz képes megadni az egyes vásárlások pontos dátumát. A dolgok nagyszerű rendjében ez kicsi, de nem valami, amit szoknod kell. Ne feledje, ez rövid távú megoldás, így a költségeket rögzítheti, pénzügyi kimutatásokat készíthet, és időben felveheti ezeket az adókat! Ha a tárgyi eszközöket az év során vásárolja meg, akkor fontos az adott vásárlási dátum, mivel ez kulcsfontosságú tényező az adózási szempontból levonható amortizációs ráfordítás kiszámításához.

Tip # 4: Go paperless

I'll az első, aki bevallja, hogy a "papírmentes" koncepció mindig jónak hangzott, de nehéz volt nekem átölelni - először. Könyvelõként nagy jelentõségû dokumentáció vagyok. Amint azt a kedvenc jogi drámámról, a törvényről és a rendről mondják, "arról szól, hogy mit tudsz bizonyítani." Ez az IRS mottója is.

A mai technológiával sokkal könnyebb létrehozni a bevételek elektronikus másolatát és egyéb pénzügyi dokumentumok, amelyeket korábban el kellett tárolnia egy fizikai iratszekrényben. Itt az ideje, hogy megszabaduljunk azoktól a poros irattároló szekrényektől, amelyek térbe lépnek és áttérnek egy elektronikus irattári rendszerre. Sokkal könnyebb megtalálni a számítógépen (vagy a felhőben) tárolt dokumentumokat, mint a fájlmappákon való átkeverés.

De hogyan rendezi ezeket a fájlokat? Nos, nagy kérdéseket teszel fel. Azt javaslom, hogy használjon egy olyan online felhő tároló rendszert, mint a Dropbox. Készíthet egy mappát az évre (2017), majd egy almappát minden költségkategóriára (vagyis Office Supplies, Ételek, Üzemanyag). Töltsd le az alkalmazást a mobileszközödre, hogy amíg kint jársz, könnyedén beolvashatod a bevételeket, mentheted a megfelelő mappába és dobhatod el azt a papírtovábbítást!

Ha nem vagy meggyőződve arról, hogy egy lépésben elkezdheted a baba lépéseit, de ígérem, hogy miután végrehajtottad a "papírmentes" koncepciót, akkor nem lesz képes elég gyorsan megszabadulni az irattároló szekrényektől. Az alábbiakban találja meg azokat a stratégiákat, amelyeket a "papíralapú" modell felé történő bevezetéshez használhat:

Bejegyzések beolvasása

A bevételek elvetése az egyik leggyakoribb hiba a kisvállalkozások számára. Ne hagyja ki az adókedvezményt, mert megszabadult a nyugtától. Számos alkalmazás van a piacon, amely lehetővé teszi számlák beolvasását. A Neat és a Shoeboxed egyaránt nagyszerű alkalmazások, amelyek integrálják a számviteli szoftvereket, mint a QuickBooks vagy a Xero, így teljesen kiküszöbölhetők az adatok bevitele.

Számlák letöltése a kereskedőkből

Napjainkban a legtöbb szállító lehetőséget biztosít számláinak átvételére e-mailben vagy letölti őket közvetlenül a weboldalukról. Azt javaslom, hogy hagyja abba a számlák fizikai elküldését az Ön számára, és elkezd letölteni a számlákat helyett. Ezzel időt takaríthat meg, ha nem kell szkennelni először; egyszerűen elmentheti a számlát az elektronikus mappájába, vagy feltöltheti azt a számviteli szoftverébe mindössze néhány perc alatt.

Bónusz - ha Xero-t használunk, akkor egy hűvös, egymás melletti fájlokat használunk. Ez lehetővé teszi, hogy a beszállítói számlákat feltöltsd a szoftverre úgy, hogy az info előtt állhatsz, mielőtt készen állsz az ellenőrzés megírására.

PDF-bevitelek készítése

Manapság több kiskereskedő távolodik el a papírtól fogadja, és lehetőséget ad arra, hogy szöveges üzenetet vagy e-mailt kapjon a nyugtaval. Azt javaslom, hogy az e-mailes átvételi elismervényt használja, mert általában letölthető PDF-dokumentum, de a szöveges üzenet átvétele nem feltétlenül lehetséges. Egyszerűen húzza el és dobja el egy PDF-nyugta egy elektronikus mappába kevesebb mint egy perc alatt.

Összes bank- vagy hitelkártya nyilatkozat letöltése

Az Önök legtöbbjéhez hasonlóan online banki tevékenységet, mint én magam, agy. Ha azonban még mindig papíralapú vagy kártyanyilatkozatokat kap, vágja le a kábelt. Ez az egyik olyan terület, ahol minimálisra csökkentheti a személyazonosság-lopás esélyeit.

Hiszed vagy sem, vannak olyan emberek, akik ellopják az emberek személyazonosságát egyszerűen a levelük megnyitásával. Nem kapok olyan dokumentumokat, amelyek pénzügyi információkkal, például bank- vagy hitelkártya-kimutatásokkal, vagy 401 k-val vagy más befektetési információval, csigalevélen keresztül kapnak dokumentumot.

Az alsó sor

Hidd el vagy sem, az adó idő valójában egy szellő. A cél elérésének kulcsa egy olyan rendszer felállítása, amely az Ön számára fog működni és ragaszkodni hozzá. Kezdéshez tegyél fél órát minden hónap első hetében, hogy megbizonyosodj róla, hogy beolvastad és beadtad az összes bevételt és számlát az előző hónapban. Ugyanakkor, töltse ki a számviteli szoftverben az összes bank- vagy hitelkártya-fiókhoz tartozó megbékélési folyamatot annak biztosítására, hogy bankja vagy hitelkártya-egyenlegei és könyvei egyezzenek.

Győződjön meg róla, hogy ezt a naptárat ismétlődő "találkozóként könyveiddel. "Próbáld ki és vegyél fel általában egy könnyű munkanapot, amelyet általában elég jó hangulatban (pl. péntek vagy szombat reggel) szeretne. Ha készen állsz a munkára az egész évben, az őrült kötőjel április 15-ig válik a múlté.

Az adószakaszok felkészülésénél ügyeljen arra, hogy nézzen ki 4 dolgot minden kisvállalkozásnak tudnia kell Adókról.