Hogyan hangosíthatja a hatékony találkozókat

[Ez egy vendég bejegyzést kapott Helena Hauk az 5. Gear Consulting-tól. Helen közeledett hozzánk, hogy beszéljünk a hatékony találkozók szervezéséről, és nem tudtam nemet mondani a témáról. - Kai]

Senki sem szereti a találkozókat, és ha az emberek el tudják kerülni őket, akkor is. Sajnos a találkozók nélkülözhetetlen és létfontosságú szerepet töltenek be az üzletmenetben, különösen, ahogy a céged nő, és az egy-egy kommunikáció egyre szétszóródott. Az üléseknek nem kell a szervezetből kiszívniuk az energiát (vagy felemészteni az idejét). Az értekezletek szervezeti vámpírokká való átalakítása:

1. Elkezd egy napirenddel: Pontosan tudjátok, hogy mit szeretnél fedezni és kommunikálni a csapatunkkal előtt
2. a konferenciaterembe érkezni.
3. : Előzetesen tudni kell az embereket, hogy melyik munkatársak várják, hogy ott legyenek, és mit kell magukkal hozniuk (pl. Jelentések, statisztikák vagy más fontos információk).

Vigyázzon: Mondja el a csapata előtt, alatt és után nagyon megérted az idejét, és értékeljük, hogy feláldozzák, hogy részt vehessenek a gyűlésen. Meg fogja mutatni, hogy éppúgy értékeli és tiszteli az idejét, mint a sajátját.

Amíg a találkozón találkozol, fontos, hogy maradj a célponton és kövessétek az előre megnevezett napirendet. A legtöbb találkozó lefut a pálya, ha hagyja őket, így nem. Mindig tartsa magát az irányításban. Ha valaki olyan kérdéseket tesz fel, amelyek nem tartoznak a témához, vagy amelyek nem relevánsak a csoport számára, akkor utána találkozzanak velük. Így még mindig úgy érzik, mintha megkapják a figyelmet és a válaszokat, amelyeket keresnek, anélkül, hogy csökkentenék a csoportot vagy a feladatot. Ahogy bezárja a találkozót, győződjön meg arról, hogy mindenki világosan megérti a következő lépéseket. Állítson be minden feladatot és határidőt mielőtt

megszakítaná az értekezletet. Így a találkozó ténylegesen haladást eredményez, és nem csupán a napi megszakításokat.

Emlékezzen arra, hogy az értekezleteknek előrelépniük kell üzleti tevékenységüket, és nem szabad időt tölteniük. Ez rajtad múlik, hogy elpusztítsa az időszívó találkozót, és tartsa a csapatot a pályán. Jól gondolt tervvel, erős kommunikációval és stratégiai szemmel a jövő felé.