Eszközök, tippek és trükkök a jobb üzleti íráshoz

Az egyetemen végzett számos tanfolyam közül az üzleti írás volt a legnehezebb. Azok a hallgatók, akiknek üzleti karrierjüket tervezik, nem érdekli az elvont szabályok, a szabványok hivatkozása, zavaró jogi nyelv és az ezeken az osztályokon bemutatott egyéb anyagok. A különböző dokumentumok szerkesztésével és írásával töltött idő után az osztálytársaim és én még inkább zavarosak voltak.

A világos és tömör írásnak könnyen be kell jutnia az üzleti világba, ahol naponta egy-egy végtelen számú hivatalos e-mailt küldenek, és amelyben fontos üzeneteket közvetítenek. Azonban nem minden üzletember képes hatékonyan kommunikálni írásos szavakkal. Szerencsére mindig van hely a fejlődésre, mindaddig, amíg elköteleztük magunkat a készségfejlesztés mellett.

Ez az üzleti írás tanfolyam sok dolgot tanított, de nem kínál sok gyakorlati tanácsot. Sok e-mail, terv és üzleti levél után néhány gyakorlati fejlesztést tettem, amit megosztani akarok veled.

Lásd még: Üzleti terv készítése

Eszközök a jobb üzleti íráshoz:

Gyakorlat az üzleti írás a legjobb módja annak, hogy javítsd a készségedet, de még mindig szükséged lesz olyan eszközökre, amelyek hatékonyabbá teszik a folyamatot. Sok kísérlet és hiba után találtam ezeket az öt eszközt, amelyek soha nem sikerülnek nagy eredményeket elérni:

1. Email Excellence

Ha fontos e-mailt szeretne írni, de a vak üzenet mezőben bámulja magát, ez a szükséges eszköz. Az Excellence e-mailje alaphalmaza az üzenetekhez világos magyarázattal szolgál az egyes elemekről. És még a kiindulási pontokat is megadja.

2. NinjaEssays

Ez a weboldal a legjobb megoldás vészhelyzet esetén. Ha sürgős dokumentumot készít vagy egyszerűen nem írhatja meg a szükséges tartalmat a határidőtől függetlenül, a NinjaEssays egyéni író szolgáltatásának szakmai írói segíthetnek. A cég minden kategóriából írókat és szerkesztőket kínál, így az üzleti dokumentumok rövid idő alatt írásban és tökéletesítésben részesülhetnek.

3. Docstoc

Ha fontos dokumentumot, például titoktartási megállapodást, értekezlet-értesítést vagy munkaviszony-felülvizsgálatot kell készítenie, ellenőriznie kell, hogy a Docstoc formanyomtatványt kínál-e. Ezeket a dokumentumokat nem kell semmiből létrehoznia, ha sablonnal jobb és gyorsabb eredményeket érhet el

. Sárkánydiktáció

Ez a tökéletes eszköz azoknak az üzletembereknek, akik általában sokkal kényelmesebbek, mint az írásban. Használhatja a Dragon Dictation funkciót okostelefonján, táblagépén vagy számítógépén. Mindössze annyit kell tennie, hogy beszélni, és az eszköz lefordítja a szavakat szövegre. Ezután exportálhatja a tartalmat egy Word-dokumentumba, e-mailbe vagy közösségi médiumba.

5. Scrivener

Ha hosszadalmas dokumentumot kell írni, akkor a Word-ben ez még jobban megzavarhatja. A Scrivener lehetővé teszi a tartalom szerkesztését szekciókban, és mozgassa őket addig, amíg meg nem kapja a megfelelő sorrendet.

Lásd még: Azokat a dolgokat, amelyeket soha nem szabad kérdeznie a munkatársakkal

A Bplans (@teambplans) által közzétett fotót: Január 19, 2016, 12: 15:00 PST

Tippek és trükkök:

Kerülje a szavak hangsúlyozását

Az első elkerülni kívánt szó nagyon . Úgy mutatja be, mint a legkevésbé kreatív ember valaha. A szónak szinte minden szerkezetben különböző módjai vannak. Például, ahelyett, hogy azt mondja, hogy valaki üzleti ötletei "nagyon hagyományosak", használhatja a konzervatív szót. Ahelyett, hogy egy állásidőt jelölt ki "nagyon erős személyiséggel rendelkező" személyként, azt mondhatja, hogy határozott, határozott vagy nem hajlandó.

Kerülje el a prepozíciók túlzott használatát

Ezek a szavak és kifejezések hasznosak, ha átmeneti átmenetet az egyik bekezdésből a másikba, de gyakran gyengítik a szöveget, és felesleges beszédet adnak hozzá. Ahelyett, hogy írnánk: "Február 12-én találkozzunk a költségvetési fejlesztésekre vonatkozó javaslatokkal kapcsolatban", azt mondhatja: "Február 12-én költségvetési találkozót fogunk tartani." Az üzleti írás a hatékonyságról szól.

Kerülje el a zsargont

Az üzleti zsargon szórakoztató lehet, ha beszélsz munkatársaiddal, de az e-mailben és dokumentumokban hangosnak hangzik. A következő alkalommal, amikor úgy érzed, hogy a , , , , , gondoljon a dobozon kívül , világosabb módon kell kifejeznie magát. Különösen fontos elkerülni a kliséket, ha kommunikál az üzleti világon kívüliekkel.

Ne használj nagy szavakat

A tapasztalatlan írók úgy gondolják, hogy a nagy szavak felhasználásával jobb lesz a tartalmuk. Az "intelligens" szót a nagy szótagok határozzák meg.

vagy helyett helyett

helyett

< Ne! Mindig jobb támaszkodni egy egyszerű szókincsre.

Az aktív hang elérése

A passzív mondatok a dologra vagy a személyre összpontosulnak, így az olvasó nem tudja egyértelműen azonosítani a cselekvésért felelős személyt. A passzív hangzás gyakran közvetettnek és szószólónak hangzik, ami teljesen ellentétes az üzleti írás elveivel.

Ahelyett, hogy "a projektet Michael előterjesztette volna," meg kell mennie "Michael bemutatta a projektet."

üzenetek rövidebbek

Ellenkező esetben a vevő figyelmét elveszíti. Célja öt vagy annál kevesebb mondat, amely megkönnyítené az olvasó számára az okostelefonról való közvetlen olvasást és válaszolást. Ha sok fontos dolgot mondasz, próbálj meg egy találkozót vagy videokonferenciát ütemezni.

Ne használj túl sok felkiáltójelet

Jó hangsúlyozni az üzleti írás pontját, de túl sok felkiáltójel csökkenti a

Emlékezz: Soha ne tegyél fel egy felkiáltójelet a mondat végén. Ez azt jelenti, hogy önállónak tűnik.

Kerülje a szószedetet

Ez az üzleti dokumentumok leggyakoribb gyengesége. Nem kell eleget tennie egy hosszúságú követelménynek - azok a napok végződtek, amikor végzett az egyetemen. Ahelyett, hogy olyan hosszú mondatokat írnánk, amelyek hígítanák az információkat, a rövidebb szavakra törekedjünk, amelyek több szót tartalmaznak kevesebb szóval.

Ismerd meg a közönségedet

Ha megfelelő e-mailt szeretne írni, akkor érdemes megértened, hogy a címzett tudja-e a kérdést összpontosítasz. A közönségtől és a helyzettől függően módosítania kell a vállalkozás szavait, hangját és stílust.

Hangosan olvassa el a tartalmat

Tekintse meg, hogy a dokumentum vagy az üzenet hogyan hallható a címzettnek való elküldés előtt. Ez nem csak segít a stílus és a tisztaság javításában, hanem lehetővé teszi, hogy megtalálja a hibákat, például hiányzó szavakat, ismétlődő mondatokat és hibákat.