Hét lépés a sikeres projekttervezéshez

Az utóbbi időben számos projektcsoport tagja volt. Néhány ilyen tapasztalat arra késztette, hogy visszavigyem és elemezzem a projekttervezési folyamatot, hogy megértsük, hogyan javítható a projektmenedzsment tervezése és végrehajtása.

Miért késik a tehetséges emberek által kezelt projektek késik, vagy nem fejeződnek be? Miért éreznek olykor úgy a projektcsapatok, hogy egy mozgó célpontnál forgatnak? Úgy vélem, hogy a megfelelő tervezés hiánya vagy a szisztematikus megközelítés kialakulásának elmulasztása végzetes lehet a projekteknek.

Mi a projekttervezés?

A projekttervezés a célok és a hatókör, a célok és a mérföldkövek (eredmények), és feladatok és költségvetési források hozzárendelése az egyes lépésekhez. Egy jó terv könnyen megosztható mindazokkal, akik részt vesznek, és ez a leghasznosabb, ha rendszeresen felülvizsgálják. Egyszerűen felvázol egy tervet, és soha nem beszélve újra a csapatával egy jó recept a felesleges időre és erőfeszítésre.

Egy egyszerű Google-dokumentumban elvégezheti a projekttervezést, vagy a projektmenedzsment szoftvert is használhatja. A projektmenedzsment szoftver használatának előnye, hogy általában az összes dokumentumot és szállítmányt egy helyen tárolhatja, és elkerülheti a fontos viták és döntések elvesztését az e-mail címre vagy a Laza ürességre. Például egy olyan eszközzel, mint például a Basecamp, könnyű nyomon követni az előrehaladást, és nyomon követni azokat a párbeszédeket és elemeket, amelyek csak néhány emberrel való együttműködést igényelnek.

Ha a projektmenedzsmentet gyors ütemű indításként kezeli, úgy tűnhet, hogy mindez túl sok időt vesz igénybe a kezdetektől. De sok időt és erőforrást takarít meg, ha a projekttervét a kezdetektől kezdve dokumentálja, és ütemtervként használja, hogy megőrizze Önt és csapatát a pályán.

A sikeres projekttervezésnek hét kulcsa van: segíteni kezd.

1. Gondolj a tervedre az érdekeltek ütemtervént

Minden projektnek olyan ütemtervre van szüksége, amely egyértelműen meghatározott célokkal rendelkezik, amelyek nem változnak a projekt első szakaszának befejezése után. Az eredménnyel vagy a projekt megvalósításában részt vevő valamennyi érdekeltnek meg kell neveznünk és meg kell adnunk a kezdeti tervezési folyamat során felmerülő igényeiket.

Ezek az érdekelt felek a következőket foglalhatják magukban:

• A projektmenedzser vagy a végső befejezésért felelős személy
• Az a "vevő" , aki megkapja a szállítmányokat - ez lehet valaki a csapatában (belső) vagy egy ténylegesen fizető ügyfélnek.
• A csapat, a terv.

Ne feltételezzük, hogy automatikusan megértsük az érdekelt felek szükségleteit és céljait. Mielőtt túl messzire jutna a projektterv dokumentálásához, beszéljen velük, hogy megbizonyosodjon róla, hogy valóban megértsétek a projektben résztvevők projektjét, képességeit és erőforrásait.

2. Törölje a projektet a teljesítmények listájára

Fejlessze az összes teljesítendő termék listáját. Ennek a listának a nagyobb projektet kisebb feladatokra kell bontania, amelyeket meghatározott csoporttagok számára lehet kijelölni, és tartalmaznia kell az egyes küldeményekhez vagy feladatokhoz kapcsolódó becsült határidőket.

Győződjön meg róla, hogy megértette és dokumentálja az egyes szállítási folyamatok jóváhagyási folyamatát. Ha a projekt külső ügyfélnek szól, győződjön meg arról, hogy tisztában van a belső jóváhagyási folyamattal, hogy ne lepődjék meg a késedelmek, vagy lassítsák a versengő vélemények révén.

3. Beszéljen a csapattal

Minden név és személy neve alapján azonosítsa az egyes küldeményeket vagy feladatokat, és részletesen leírja kötelezettségeit. Ellenkező esetben a rossz kommunikáció késedelmet és helyzeteket eredményezhet, ahol a csapattagoknak újra kell végeznie munkáját.

Tartsa meg a döntést, hogy beszéljen a csapatával a tervezett támadási tervről. Kérdezze meg őket, hogy segítsenek abban, hogy gondolkodjanak a legjobb munkamódszerrel. Nem csak ez segíteni fog abban, hogy hatékonyabb legyen, segít abban, hogy bejusson, mert többet fognak tulajdonítani a folyamatban. Egy projektmenedzsment eszköz, mint például a Basecamp, hasznos lehet mindenkit követni, dokumentumokat és beszélgetéseket tárolni egy helyen.

Ha e-mailt használ a projektek kommunikálásához, akkor vegye fontolóra egy csoportos levelező e-mail megoldás használatával, amely lehetővé teszi, hogy olyan e-maileket rendeljen hozzá, amelyeknek a projekthez kapcsolódó figyelmet kell a csapat tagjai számára megfelelővé tenni, és nem a végtelenül óriási beszélgetési szálakat továbbítani.

4. A kockázatok azonosítása

Határozza meg a projektben rejlő kockázatokat. Gondold végig, hogy mit fog tenni, ha valami sokkal hosszabb időt vesz igénybe a vártnál, vagy ha a költségek sokkal többet jelentenek, mint amennyire eredetileg vártuk.

Nem kell minden egyes lehetséges negatív kimenetelre meghatározott cselekvési irányt meghatározni, de egy kis időt kell töltened a csapataiddal, gondolkodva azon, hogy mi lehet rossz. Ezután mindent megteszünk, amennyit csak tudunk, hogy enyhítsük ezeket a kockázatokat a kezdetektől, és ne későn kapjuk meg. A kockázati tényezők is befolyásolhatják a költségvetés módját.

5. Költségkeret létrehozása

A mérföldkövek listájához csatolt mellékletek tartalmazzák a projekt költségeiről és a becsült költségkeretről szóló információkat. Ellenálljanak a nagy összegű dollárösszegek nagy projektekhez történő hozzárendeléséhez anélkül, hogy pontosan azonosítanák a pénzt. Ez segíteni fog a csapatnak megérteni azokat a forrásokat, amelyekkel dolgozniuk kell ahhoz, hogy megkaphassa a munkát. A kezdeti költségkeret beállításakor ezek a számok lehetnek tartományok, mint abszolút értékek.

Bizonyos tételeknél esetleg árakat kell kérnie néhány különböző szállítótól. Hasznos lehet a költségvetés dokumentációjában röviden összefoglalni a megegyezés szerinti projektkört, abban az esetben, ha a nagyobb költségvetési korlátok alapján módosítani szeretné a nagyobb projektet, vagy ha az eladó nem adja meg pontosan a várt eredményt.

6. Adja meg a mérföldköveket

Használja a szállítmányok listáját, mint kereteket a mérföldkövek és feladatok hozzáadásához, amelyeket ki kell töltenie a nagyobb cél elérése érdekében. Megfelelő határidőket állapít meg, figyelembe véve a projektcsapat tagjainak termelékenységét, elérhetőségét és hatékonyságát.

Gondolja végig a mérföldköveit a SMART keretrendszeren belül. A célok a következők legyenek:

• Specifikus: Nyilvánvaló, tömör és írásos nyelv, amit bárki megért.
• Mérhető: Használjon számokat vagy mennyiségi nyelvet, ha szükséges. Kerülje a bizonytalan leírásokat, amelyek a sikereket személyes, szubjektív értelmezésig hagyják.
• Elfogadható: Vegyen részt az érdekelt felektől a céljaitól, mérföldköveitől és eredményeitől.
• Realisztikus: A nyújtható célok egy dolog, de ne állíts be olyan célokat, amelyeket lehetetlen elérni. Csalódást jelent a csapata és az érdekeltek számára, és végső soron késleltetheti a projektet, mert a lehetetlenség megvalósítása általában többletköltséget igényel és hosszabb időt vesz igénybe.
• Időalapú: Határozza meg a konkrét határidőket. Ha módosítania kell a mérföldköveihez kapcsolódó határidőket, dokumentálnia kell, mikor és miért hajtotta végre a módosítást. Kerülje el a lopakodó változtatásokat - vagy a határidők szerkesztését, anélkül, hogy értesítené a csapatot és a megfelelő érdekelteket.

7. Az előrehaladásról szóló jelentési irányelvek beállítása

Ezek havi, heti vagy napi jelentések. Ideális esetben egy együttműködő munkaterületet kell létrehoznia a projekthez online vagy offline állapotban, ahol minden fél figyelemmel kísérheti az előrehaladást. Győződjön meg róla, hogy van egy kommunikációs terve - dokumentálja, hogy milyen gyakran frissíti az érdekelteket az előrehaladásról, és hogyan osztja meg az információkat, például egy heti találkozón vagy napi e-mailen.

Használja a létrehozott keretet, amikor megkereste a mérföldköveit irányítsa a jelentéseket. Próbálja meg, hogy ne hozzon létre semmilyen kereket, vagy ne veszítse el az időt, amikor új jelentéseket generál minden alkalommal, amikor el kell értenie a haladást. Ne feledje, hogy egy olyan projektmenedzsment szoftvert, mint például a Basecamp, tarthatja az érdekelteket a hurokban, anélkül, hogy a bejövő postafiókot zavarja, vagy elveszítené a beszélgetéseket hosszú, laza csevegésben.

A hatékony projekttervezés és -kezelés titka szervezett és jól kommunikál csapat és érdekeltek. Akár a projektmenedzsment szoftver használatát választja, akár nem, gondolja át, hogy hol és hogyan tárolja a projekthez kapcsolódó összes anyagot és erőforrást - tartsa meg mindent egy helyen, ha tud. Sok szerencsét!