A nonprofit szervezetek kock�zatkezel�se: 10 csal�s enyh�t�se
Civil Licit 2011 - NOSZA Közhasznú Egyesület a Nonprofit Szervezetek Jogaiért
Tartalomjegyzék:
- 1. Vezess a p�ld�val
- 2. Ossza �s megh�d�tsa
- 3. Er�s�tse banksz�ml�j�t
- 4. Sz�mos k�nyvel�s
- 5. Hitelk�rtya haszn�lata
- 6. Az alkalmazottak sz�r�se
- 7. �ll�tson be egy k�lts�gvet�st
- 8. Ellen�rz�sek
- 9. Az ellen�rz�sek al��r�sa
- 10. Petty cash
A nonprofit szervezetek sz�v�ket a megfelel� helyen tal�lhatj�k, de mint minden olyan szervezet, amely p�nz�gyleteket v�gez, a csal�s kock�zata mindig jelen van. A Kelly �s a Owns, LLC 2008-ban 84 milli�rd doll�rt becs�lt hazai csal�sra, a leggyakrabban eml�tett ok pedig a bels� kontrollok hi�nya. Az egyh�zakt�l a j�t�konys�gi szervezetekt�l a nonprofit szervezeteknek meg kell tenni�k a megfelel� �vint�zked�seket, hogy megv�dj�k magukat a korrupt egy�nekt�l �s a gondtalan gazd�lkod�st�l. 10 technik�t v�zoltunk fel a nonprofit szervezetek k�z�tti csal�rd tev�kenys�gek kock�zat�nak cs�kkent�s�re. Mik�zben ez a cikk a csal�s m�rs�kl�s�nek szil�rd bevezet�s�t ny�jtja, arra �szt�n�zz�k �nt, hogy jelent�s mennyis�g� id�t fektessen be a nonprofit szektor e kulcsfontoss�g� aspektus�nak kutat�s�ba.
1. Vezess a p�ld�val
Az egyik legegyszer�bb technikai menedzsment alkalmazhatja a szervezet etikai elv�r�sait. Ez k�tf�le m�don t�rt�nhet: k�zvetlen�l �s k�zvetve. K�zvetlen�l foglalkozzon a probl�ma azzal, hogy bevonja a csal�s m�rs�kl�s�t a munkav�llal�i k�pz�sbe. Vil�goss� kell tenni, hogy az ilyen viselked�st alaposan ellen�rizni fogj�k, az elk�vet�ket a t�rv�ny teljes k�r�en b�r�s�g el� �ll�tj�k. K�zvetett m�don meger�s�ts�k ezt az �zenetet vezet�i p�ld�n kereszt�l. A szervezet vezet�inek k�vetkezetesen bizony�taniuk kell az �szintes�get �s az �bers�get az elfogadhatatlan viselked�s �szlel�s�ben �s fegyelmez�s�ben. Ne ford�tsd szervezetedet paranoi�s, v�daskod� rendszerk�nt, de hagyd, hogy a munkav�llal�k �s az �nk�ntesek tudj�k, hat�rozottan �s kedvesen figyeljenek r�juk.
2. Ossza �s megh�d�tsa
Biztons�gi sz�mok vannak. B�r ez a b�b�j �ltal�ban v�delmet ny�jt az ellens�ges k�ls� er�k ellen, ugyan�gy alkalmazhat� a bel�lr�l �rkez� fenyeget�sek �szlel�s�re. Ez egy l�nyeges �ltal�nos ir�nymutat�s, amelyet szem el�tt kell tartanunk, amikor ellen�rz�seket �ll�tunk be a szervezet minden szintj�n. Felosztja a feladatokat oly m�don, hogy a p�nzt t�bb szem�ly kezelje �s fel�gyelje. Egy egyed�l elj�r� egyed kev�sb� val�sz�n�, hogy megk�s�rli a csal�st, amikor m�sok r�szt vesznek egy �gyletben. P�ld�ul, egy adom�nygy�jt� rendezv�ny ut�n, gyenge gyakorlat lenne, ha egyetlen szem�lyt hozz�k l�tre a k�szp�nzes adom�nyok sz�ml�l�s�hoz, r�gz�t�s�hez �s let�tbe helyez�s�hez.
3. Er�s�tse banksz�ml�j�t
A bankban l�võ p�nz nem annyira õrizetlen, mint kellene. Hat�rozottan korl�tozza az alapokhoz val� hozz�f�r�st n�h�ny egyszer� �vint�zked�ssel. El�sz�r ne haszn�ljon bet�ti k�rty�t. A terhel�si d�jak korl�tozottak, �s a p�nz hi�nya neh�z visszaszerezni. M�sodszor, �ll�tsa be fi�kj�t a k�szp�nzfelv�tel megtilt�s�hoz. A k�szp�nz egy cs�sz�s anyag. A visszavon�soknak a k�nyvel�h�z ki�ll�tott csekk form�j�ban kell eljutniuk. Ez tov�bbi l�p�st tesz lehet�v�, �gy k�nnyebb nyomon k�vetni �s ellen�rizni a kivon�sokat.
4. Sz�mos k�nyvel�s
Minden szervezetnek gondosan �s alaposan dokument�lt sz�mviteli rendszerre van sz�ks�ge. Ez tal�n a legegyszer�bb m�dja annak, hogy �szlelj�k a gyan�s tev�kenys�geket. Egy hat�kony rendszer fel�ll�t�sa egyszer�en mindent r�gz�t. �ll�tson szabv�nyos�thassa a monet�ris tranzakci�k lejegyz�si m�dj�t, f�ggetlen�l att�l, hogy milyen kicsi. �rd le, ki mit csin�l, �s mikor. Az adom�nygy�jt� adom�nyok p�ld�j�n�l nyomon k�vetheti, ki gy�jt p�nzt, aki sz�molja a p�nzt, ki �jra sz�molja a p�nzt, aki let�tbe helyezi a p�nzt, �s �gy tov�bb. �ll�tsa be a tiszta pap�r�tvonalakat, k�nnyen k�vethet� vissza a forr�shoz. A m�velet l�pt�k�t�l f�gg�en lehet, hogy nem rossz �tlet egy nonprofit sz�mviteli szak�rt� b�rl�s�re.
5. Hitelk�rtya haszn�lata
A szervezet val�sz�n�leg profitos az �zleti hitelk�rtya haszn�lat�b�l. A k�szp�nz �s az ellen�rz�sek nem mindig praktikusak, �s mint kor�bban eml�tett�k, a bet�ti k�rty�k nem j� �tlet. A hitelez�snek jobb v�delme van, �s csal�s eset�n nem szedi le a p�nzeszk�zeit. A hitelk�rtya haszn�lat�nak kulcsa a bev�telek megtart�sa. Minden v�s�rl�s eset�n gy�z�dj�n meg r�la, hogy �tv�teli elismerv�nyt k�sz�t, dokument�l �s befizet. Minden egyes sz�ml�z�si id�szak v�g�n k�tszeri �tv�teli elismerv�nyt �s gy�z�dj�n meg arr�l, hogy a teljes d�j �sszege fel van t�ntetve.
6. Az alkalmazottak sz�r�se
Egy megb�zhat� csapat �sszeszerel�se nyilv�nval�. Ez mag�ban foglalja a potenci�lis b�rl�k h�tt�rellen�rz�s�t. Keresse fel el�sz�r, hogy a k�relmez� kor�bban t�vedett-e. �gy megmentheted a bajok vil�g�t. K�rjen hivatkoz�sokat, �s t�nylegesen vegye fel vel�k a kapcsolatot. Ha n�h�ny megb�zhat� forr�s ny�jthat a p�ly�z�nak, ez nagyszer� indul�s. Haszn�ljon interj�id�t a csal�s k�rd�s�nek kezel�s�re. Az egyszer� besz�lget�s seg�ts�g�vel megismerheti a p�ly�z� karakter�t. J�rjon el vele csal�son alapul� hipotetikus forgat�k�nyvekkel. Ez t�j�koztatni fogja �nt a p�ly�z� gondolatmenet�r�l, �s elk�ldi az �zenetet arr�l, hogy a szervezet komolyan veszi ezeket a k�rd�seket.
7. �ll�tson be egy k�lts�gvet�st
Nem lehet enn�l sokkal alaposabb. �ll�tson be egy k�lts�gvet�st, �s ragaszkodjon hozz�. Ez egy olyan m�dja annak, hogy megtudja, hol j�r a p�nzed, miel�tt t�nyleg megy. Az elv�r�sok megteremt�s�vel l�thatja, hol kell a p�nzed, �s �sszehasonl�tani a helyzet realit�s�val. A k�lts�gvet�s-tervez�s seg�t elker�lni a t�lk�ltekez�st. Tudni fogja, hogy mennyi p�nzt kell szentelni minden egyes kateg�ri�ban, �s k�pesek lesznek jobban felismerni az elt�r�seket. Val�sz�n�leg be kell �ll�tania a k�lts�gkeretet az id� visel�s�vel. Rendben van. De f�ggetlen�l a j�v�beli eszk�z�k kisz�m�that�s�g�t�l, mindig a legjobb becsl�sei alapj�n k�sz�tsen k�lts�gvet�st.
8. Ellen�rz�sek
A rendszeres meglepet�svizsg�latok seg�tenek ellen�rizni a szervezet p�nz�gyeit. Mik�zben nem kiz�r�lag a csal�s felder�t�se c�lj�b�l v�geztek el, az ellen�rz�sek fontos szerepet j�tszanak a p�nz�raml�s fel�lvizsg�lat�ban.Nem minden szervezet k�pes enged�lyezni az ellen�rz�st. Ha ez a helyzet, haszn�ljon alternat�v k�ls� felet a k�nyvel�si inform�ci�k �s a tranzakci� el�zm�nyeinek �ttekint�s�hez. Egy k�ls� p�rt �gy viselkedhet, mint egy nagyon sz�ks�ges m�sodik szemk�szlet, �s seg�t a hi�nyoss�gok �szlel�s�ben. A csal�s t�nyleges felismer�se mellett az ilyen fel�lvizsg�latok k�tszeres�re megakad�lyozz�k a munkav�llal�k tud�s�t arr�l, hogy a szervezet akt�van figyeli a hib�s l�p�seket.
9. Az ellen�rz�sek al��r�sa
K�t al��r�sra van sz�ks�g a szervezet nev�ben �rt ellen�rz�sekkel kapcsolatban, amely biztos�tja, hogy legal�bb k�t ember �tn�zte �s j�v�hagyta a tranzakci�t. Ism�t ez megegyezik a munkaer� feloszt�s�val �s a tranzakci� befejez�s�hez sz�ks�ges szem�lyek sz�m�nak n�vel�s�vel. Ha egy szem�ly ellenõrz�s n�lk�l ellenõrizni tudja a csekkeket, akkor a csal�sra szolg�l� ajt� nyitva �ll. Az �res ellen�rz�seket el kell ker�lni, amikor csak lehets�ges.
10. Petty cash
A csal�s cs�kkent�se a nonprofit p�nz�gyek minden szintj�n t�rt�nik. A legt�bb szervezet a kis, gyakran kisz�m�thatatlan tranzakci�k sz�m�ra k�szp�nzk�szletet tart fenn. Ne t�vedj azzal a vesz�llyel, hogy elvesz�ted a pici k�szp�nzt. Igen, ez �ltal�ban vegyesnek t�nik, de mivel doll�rk�lts�g form�j�ban j�n l�tre, a k�szp�nz k�nny� vissza�lni. Tartsuk be a bev�teleket �s tartsunk szigor� kiad�sokat. A kis tranzakci�k gondos ellen�rz�se a magasabb, k�rosabb szint� csal�sokat fogja meg.