Rekordmegőrzési ütemezés
Mindannyian tudjuk, hogy meg kell mentenünk és meg kell őriznünk üzleti nyilvántartásaikat. Néhány év múlva azt látjuk, hogy mindezen nyilvántartások, amelyeken tartunk, több helyet foglalnak el a szekrényben, mint a munkaterületet magunknak és munkatársainknak.
A jó hír az, hogy tényleg nem kell tartanunk mindezeket a rekordokat örökre. Igen, vannak olyanok, amelyeket örökre meg kell tartanunk. Néhányan csak addig tartunk, amíg az IRS-nek nem volt velünk. Néhányunknak csak néhány évig kell tartania.
Azt, hogy milyen rekordot kell tartani, mennyi ideig tart, egy kicsit nehezebb. És az ideiglenes feljegyzések helyes elidegenítése nem olyan egyszerű, mint a papírok áthelyezése a recycle bin-be.
Itt jön a Records Retention Schedule. Ez a dokumentum felsorolja az üzleti tevékenysége (pénzügy, személyzet, szerződések, műveletek stb.) Által készített nyilvántartások típusát; azonosítja a nyilvántartás vezetésének időtartamára vonatkozó jogi követelményeket és az igénylő hatóságot, például az IRS-t vagy a Sarbanes-Oxley-törvényt; megjegyzi, hogy a rekordot mennyi ideig használják aktívan az üzleti tevékenységben; és más információkat is tartalmazhat, például megjegyezve, hogy a rekordok érzékeny személyes azonosítási adatokat tartalmaznak; és ha a mikrofilm vagy digitálisan beolvasott másolatok elfogadható jogi alternatívák a papírdokumentumhoz
Keresés az interneten, és rengeteg információt talál a rekordok megőrzési ütemterveiről és mintáiról, mint például a Millennium Records Management által kínált. Ne feledje azonban, hogy egy mintaütemezés csak egy általános ábrázolása, hogy mi hasonlít. A nyilvántartások megőrzési ütemterve az Ön vállalkozásának típusához igazodik, ahol Ön található, milyen államokban és / vagy országokban, amelyekben üzletet folytat, függetlenül attól, hogy magántulajdonban vagy a részvénypiacon lévő kereskedelmi részvényekről van szó, nyilvános intézmény, és számtalan más tényezőt is.
A könyvelővel, a jogi tanácsadókkal és / vagy a szakmai nyilvántartással foglalkozó céggel együtt dolgozhat, hogy fejlessze és létrehozza az Önét.
A Rekordmegőrzési ütemtervet hivatalosan hajtja végre mindenki a társaságában tud róla. Ez biztosítja, hogy a létfontosságú rekordokat ténylegesen megőrizzük. Később azt mondják, hogy több számlázási fiókkal rendelkezik. A megőrzési ütemterv szerint 6 éven át kell tartania ezeket, de a tapasztalat azt mutatja, hogy valóban csak 3 éven át kerül be. Ennek tudatában felszabadíthatja üzleti / irodai helyét azáltal, hogy átmásolja ezeket a rekordokat a helyszínen kívüli tárhely vagy egy másik adathordozó biztosítására.
Ha a nyilvántartások elérték a megőrzési időtartamot, eldobhatja őket. De, ahogy mondtam, nem egyszerűen dobhatja őket az újrahasznosító dobozba. Megfelelő eljárásra van szükség az ártalmatlanításhoz. Igen, még több dokumentumot kell létrehoznia, hogy megszabaduljon a régi dokumentumoktól.
Azokat a személyeket szeretné megkapni, akik létrehozták a nyilvántartásokat, hogy már nincs szükségük a nyilvántartásra. Megjegyzendő, hogy a nyilvántartások megtartották a megőrzési időtartamukat, és meggyőződtek arról, hogy megőrzési időtartamukat nem hosszabbították meg az ellenőrzések, peres eljárások stb. Miatt.
Bizonyítani szeretné, hogyan és kinek, a dokumentumok megsemmisültek. Ez manapság könnyebb, mint a múltban, amikor sok órát töltöttem a rakodó-dokkolóval, és egy papírt töltöttem egy aprítóba. Az utóbbi években a mobil aprítás cégek egyre nagyobb arányban szaporodtak. Ők a nagy teherautó-szerű konfete-aprítóikat vezetik a vállalkozásához, a dobozokat a teherautóra vonják, tanúi a pusztulásuknak és bizonyítékot adnak a megsemmisítésre.
A nyilvántartások megőrzésének ütemtervének létrehozása, végrehajtása és követése hosszú utat fog biztosítani annak biztosítására, hogy cégének megőrizze és fenntartsa azokat a létfontosságú rekordokat, amelyeknek folytatniuk kell az üzleti tevékenységet. És a legrosszabb esetekben, ha felvetődik a pereskedés vagy hasonló, bizonyítania kell, hogy nyilvántartásai megőrzése és megsemmisítése egy rendszeresen előforduló, megalapozott, jóváhagyott, dokumentált eljárásban, és nem éjfélkor égő pajta mögött egy amatőr kísérlet a bűnösség és a felelősség felelősségének elkerülésére, vagy akadályozza a jogi folyamatot.
Steve Lange
Senior Editor
Palo Alto Software
