Nyilvántartás vezetési ütemterv létrehozása az Ön üzleti vállalkozásához

Mindannyian tudjuk, vagy tudnunk kell, hogy meg kell mentenünk és meg kell őriznünk üzleti nyilvántartásaikat. Amikor elindulunk, egyszerűen minden dokumentumra, átvételre, számlára és üzleti rekordra ragaszkodhatunk. De néhány év múlva azt látjuk, hogy mindezek a nyilvántartások, amelyeken tartunk, több helyet foglalnak el a szekrényben, mint a munkaterületek magunknak és munkatársainknak.

A jó hír az, hogy valóban nem kell tartsa mindazokat a rekordokat örökre. Igen, vannak olyanok, amelyeket örökre meg kell tartanunk. Néhányan csak addig tartunk, amíg az IRS-nek nem volt velünk. Néhányat csak néhány évig kell tartanunk.

Meg kell határozni, hogy mely rekordokat kell megőrizni, és mennyi ideig, egy kicsit nehezebb. És az ideiglenes feljegyzések helyes elidegenítése nem olyan egyszerű, mint a papírokat az újrahasznosító rekeszbe dobni.

Itt jön a Records Retention Schedule. Ez a dokumentum felsorolja az üzleti tevékenységeinek (pénzügyi, személyi, munkavállalói kézikönyvek, szerződések, műveletek, megbeszélések jegyzőkönyvei, politikai nyilatkozatok, online adatvédelmi nyilatkozatok … a lista végtelennek tűnhet); azonosítja a nyilvántartás vezetésének időtartamára vonatkozó jogi követelményeket és az igénylő hatóságot, például az IRS-t vagy a Sarbanes-Oxley-törvényt; megjegyzi, hogy a rekordot mennyi ideig használják aktívan az üzleti tevékenységben; és más információkat is tartalmazhat, például megjegyezve, hogy a rekordok érzékeny személyes azonosítási adatokat tartalmaznak; és ha a mikrofilm vagy digitálisan beolvasott másolatok elfogadható jogi alternatívák a papírdokumentumhoz

Keresés az interneten, és rengeteg információt talál a rekordok megőrzési ütemterveiről és mintáiról, mint például a Millennium Records Management által kínált. Ne feledje azonban, hogy egy mintaütemezés csak egy általános ábrázolása, hogy mi hasonlít. A nyilvántartások megőrzési ütemterve az Ön vállalkozásának típusához igazodik, ahol Ön található, milyen államokban és / vagy országokban, amelyekben üzletet folytat, függetlenül attól, hogy magántulajdonban vagy a részvénypiacon lévő kereskedelmi részvényekről van szó, nyilvános intézmény, és számtalan más tényezőt is.

A könyvelővel, a jogi tanácsadókkal és / vagy a szakmai nyilvántartással foglalkozó céggel együtt dolgozhat, hogy fejlessze és létrehozza az Önét.

A Rekordmegőrzési ütemtervet hivatalosan hajtja végre mindenki a társaságában tud róla. Ez biztosítja, hogy a létfontosságú rekordokat ténylegesen megőrizzük. Később azt mondják, hogy több számlázási fiókkal rendelkezik. A megőrzési ütemterv szerint 6 éven át kell tartania ezeket, de a tapasztalat azt mutatja, hogy valóban csak 3 éven át kerül be. Ennek tudatában felszabadíthatja üzleti / irodai helyét azáltal, hogy ezeket a nyilvántartásokat biztonságos tárhelyen vagy elfogadható alternatív adathordozókon tárolja.

Miután olyan rekordok vannak, amelyek elérik a megőrzési időtartam végét, eldobhatják azokat. De, ahogy mondtam, nem egyszerűen dobhatja őket az újrahasznosító dobozba. Megfelelő eljárásra van szükség az ártalmatlanításhoz. Igen, még több dokumentumot kell létrehoznia, hogy megszabaduljon a régi dokumentumoktól.

Azokat a személyeket szeretné megkapni, akik létrehozták a nyilvántartásokat, hogy már nincs szükségük a nyilvántartásra. Megjegyzendő, hogy a nyilvántartások megtartották a megőrzési időtartamukat, és meggyőződtek arról, hogy megőrzési időtartamukat nem hosszabbították meg az ellenőrzések, peres eljárások stb. Miatt.

Bizonyítani szeretné, hogyan és kinek, a dokumentumok megsemmisültek. Ez manapság könnyebb, mint a múltban, amikor sok órát töltöttem a rakodó-dokkolóval, és egy papírt töltöttem egy aprítóba. Az utóbbi években a mobil aprítás cégek egyre nagyobb arányban szaporodtak. Ők a nagy teherautó-szerű konfete-aprítóikat vezetik a vállalkozásához, a dobozokat a teherautóra vonják, tanúi a pusztulásuknak és bizonyítékot adnak a megsemmisítésre.

A nyilvántartások megőrzésének ütemtervének létrehozása, végrehajtása és követése hosszú utat fog biztosítani annak biztosítására, hogy cégének megőrizze és fenntartsa azokat a létfontosságú rekordokat, amelyeknek folytatniuk kell az üzleti tevékenységet. És a legrosszabb esetben, ha bírósági vagy hasonló helyzetbe kerül, bizonyítania kell, hogy nyilvántartásait rendszeresen előforduló, megalapozott, jóváhagyott, dokumentált eljárásban tartják és megsemmisítik, és nem éjfélkor égnek el a pajta mögött. egy amatőr kísérlet, amely elkerülheti a bűnösséget és a felelősséget, vagy akadályozza a jogi folyamatot.