7 tipp a hat�kony sz�ml�z�shoz

Mint kisv�llalkoz�, val�sz�n�leg szereted azt, amit csin�lsz, �s azt is mondhatod, hogy szabadd� teheted, ha tudn�l. De a nap v�g�n cash flow-ra van sz�ks�ge ahhoz, hogy a v�llalkoz�sod tov�bbra is m�k�dj�n.

egy sz�mla �az �n �ltal megadott �ruk�rt vagy szolg�ltat�sok�rt az �gyfeleknek k�ld�tt sz�mlak�rlet. Le�rja, hogy mit adtak el, mennyit fizet az �gyf�l, �s mikor �s hogyan kell fizetnie az �gyf�lnek. A nagyv�llalatok elk�telezett k�nyvel�kkel v�geznek sz�ml�z�st, de a legt�bb kisv�llalkoz�nak mag�nak kell elv�geznie. �s az �tlagos kisv�llalkoz�s egy h�nap alatt t�bb mint 5000 doll�rt v�r a k�sedelmes fizet�sekt�l, egy 1000 amerikai kisv�llalkoz�i Intuit felm�r�s szerint.

A Investmentmatome a k�nyvel�kkel �s a sz�ml�z�si szakemberekkel besz�lt arr�l, hogy a v�llalkoz�k hogyan tudj�k hat�konyabban elk�sz�teni a sz�ml�kat �s gyorsabban fizetni.

1. Automatiz�lja a folyamatot

Ha m�g nem tette meg, �ll�tson be szoftvert a sz�ml�k automatiz�l�s�ra. A legt�bb sz�mviteli platform, mint p�ld�ul a QuickBooks, a Xero, a FreshBooks �s a Wave Accounting tartalmaznak sz�ml�z�si lehet�s�geket, vagy csak sz�ml�z�si szolg�ltat�sra jelentkezhet, mint p�ld�ul a Bill.com, a Hiveage �s a Billbooks.

"Itt az ideje, hogy �tt�rjenek az Excel-r�l �s a PDF-b�l a felh�alap� sz�ml�z�si alkalmaz�sokra" - jegyzi meg a Sagar Kogekar �gyvezet� igazgat� egy Investmentmatome e-mailben. "Sz�mos szoftver l�tezik, �s id�t �s p�nzt takar�t meg, ha �gy d�ntesz."

A kisv�llalkoz�sok mintegy 70% -a sz�ml�z� szoftvert haszn�l, a Concur, t�bb mint 200 kisv�llalati vezetõ �ltal a Bellevue, Washington v�llalatn�l v�gzett 2015. �vi felm�r�s szerint, amely automatiz�lt sz�ml�z�si szolg�ltat�sokat �s k�lts�gkezel�si term�keket biztos�t a v�llalatoknak.

A sz�ml�z� szoftver haszn�lata cs�kkenti a hib�kat �s p�nzt takar�t meg. A sz�ml�z�si folyamatokat automatiz�l� v�llalkoz�sok 40-70% -kal cs�kkentik a sz�ml�z�si k�lts�geket, amint az Ardent Partners, az ell�t�s menedzsel�s�t kutat� boston c�g 2012-es jelent�se szerint a sz�ml�z�si k�lts�geket cs�kkenti. Az automatiz�l�s gyorsabb� teszi a sz�ml�z�st, �s felszabad�tja az id�t arra, hogy a v�llalkoz�k az �zleti tev�kenys�g�kre �sszpontos�tsanak.

"�rt�kes id�t t�lthetnek a CFO kalapjukon, a k�zi adatbeviteli kalapjuk helyett" - mondta a Concur term�kmenedzsere, Jessica Staley a Investmentmatomenek.

2. K�ldj�n �r�sos id�zeteket

Ha lehets�ges, kezelje �gyfelei elv�r�sait �gy, hogy elk�ldi nekik az �raj�nlatot, miel�tt �tadn� az �ltaluk k�n�lt term�ket vagy szolg�ltat�st. Id�zetnek tartalmaznia kell a munka becs�lt k�lts�geit, �s azt, hogy hogyan fogadja el a kifizet�seket, legyen az k�szp�nz, hitelk�rtya, csekk vagy online. Gy�z�dj�n meg r�la, hogy az �gyf�l a megrendel�s elfogad�s�t megel�z�en �r�sban fogadja el a felt�teleket.

"Nagyon rajongok mindent dokument�lok" - mondja Sara Rosenfeld, a Wave Accounting term�kmenedzsere.

3. �ll�tsa be a r�vid fizet�si felt�teleket

Ha sz�ml�t k�ld az �gyf�lnek, adja meg a fizet�si hat�rid�t. A standard jellemz�en 30 nap vagy kevesebb, de b�rmilyen id�tartamot v�laszthat.

Az �tlagos ad�s k�thetes k�s�ssel fizet, t�bb mint 12 milli� sz�mla Xero elemz�se szerint. A Xero szak�rt�i javasolj�k a fizet�si felt�teleket 13 nap vagy ann�l kevesebb id� alatt, ha 30 nap alatt re�lisan fizetni akarnak. Az online sz�ml�z�s gyorsabb kifizet�st tesz lehet�v� az �gyfelek sz�m�ra - mondja Amy Vetter, a Xero sz�mviteli vezet�je, az USA.

"Az emberek szoktak fizetni a dolgok online, �s nem felt�tlen�l v�rj�k, hogy cs�kkentse a csekket p�nteken," mondja Vetter Investmentmatome. "Sokkal elfogadhat�bb, hogy ilyen t�pus� [r�vid] fizet�si felt�teleket hat�rozzunk meg az �gyfelekkel."

4. Hozzon l�tre egy sz�moz�si rendszert

A sz�ml�k sz�moz�sa seg�t a bej�v� fizet�sek ad�jogi c�lb�l t�rt�n� nyomon k�vet�s�ben. A sz�ml�k jel�l�s�hez bet�ket, sz�mokat vagy ezek kombin�ci�j�t haszn�lhatja. V�lasszon egy olyan rendszert, amely az �n sz�m�ra m�k�dik, de a sz�ml�z�si szakemberek nem javasolj�k az els� sz�mla "001" haszn�lat�t. A magasabb sz�mmal kezd�d�en az �gyfelek megalapozott szak�rt�v� v�lnak, m�g akkor is, ha �j v�llalkoz�s vagy.

"Kezdj�k 0053-val, csak az�rt, hogy kicsit profibb� v�ljunk" - mondja Faraz Shafaghi, a term�kmarketing igazgat�ja �s a FreshBooks �gyfelek bevon�sa.

5. Haszn�ljon udvarias nyelvet

B�r kicsinek t�nhet, Shafaghi azt mondja, hogy a sz�ml�kon a "fizet�s (d�tum)" �s a "k�sz�n�m a v�llalkoz�sod" kifejez�st haszn�lva n�veli az es�lyedet a kifizet�sre. K�sz�net-megjegyz�seket vagy e-maileket is k�ldhet azoknak az �gyfeleknek, akik id�ben vagy kor�n fizetnek.

"Eml�keztesse az �gyfelet az �n �ltal k�n�lt egy�b term�kekre �s szolg�ltat�sokra, �s szeretn� �jra kiszolg�lni �ket" - mondja Mike Savory, a Sage North America term�kmenedzsment vezet�je, sz�mviteli szoftverfejleszt� c�g.

6. K�ldje el a sz�ml�kat azonnal

Miut�n befejezte a szolg�ltat�st, vagy �tadja az �rut egy �gyf�lnek, azonnal k�ldje el a sz�ml�t. Ez seg�teni fog abban, hogy az �gyfelek tudat�ban maradjon, �s el�zetesen �ll�tsa el� a gyorsas�got.

Ha lehets�ges, akkor az �gyfelek fizetni a helysz�nen egy mobil fizet�si rendszerrel, mint az Apple Pay vagy a Square. Egyes sz�ml�z�si rendszerek, k�zt�k a Wave, a Flint Mobile �s a QuickBooks, lehet�v� teszik a v�llalkoz�k sz�m�ra, hogy elfogadj�k a mobil fizet�seket.

7. Nyomon k�vet�s

Ha nem kap azonnal fizet�st, k�ldj�n eml�keztet�ket �gyfeleinek a fizet�si hat�rid�kr�l. Hely�nval� eml�keztet�t k�ldeni egy h�ttel a kifizet�s esed�kess�g�ig, a napra esed�kes, �s minden h�ten k�s�n, mondja Rosenfeld, a Wave Accounting-t�l.A nagy jegyet tartalmaz� cikkekhez, p�ld�ul egy 5000 doll�ros rendel�shez elfogadhat� a gyakoribb eml�keztet�k k�ld�se.

Ha agg�dsz, hogy t�l sok nyomon k�vet�si e-mailt tal�lsz, akkor Rosenfeld azt javasolja sz�ml�z� szoftver�nek haszn�lat�t, hogy automatiz�lt fizet�si �rtes�t�seket �ll�tson fel az �gyfelek sz�m�ra.

"Ne agg�dj, hogy az eml�keztet�k k�ld�se vagy a fizet�s n�lk�li sz�ml�k nyomon k�vet�se durva vagy egy �gyf�lhez f�z�d� kapcsolatnak min�s�l," mondja Savory, a Sage North America. "�zletet futtat, �s a gyors �s teljes kifizet�s sz�ks�gess�ge meglepet�s, hogy senki sem."

Ha t�bbet szeretne kapni egy kisv�llalkoz�s elind�t�s�r�l �s futtat�s�r�l, l�togasson el a Small Business Guide honlapunkra.

Teddy Nykiel egy szem�lyi �r�, aki szem�lyes p�nz�gyeket fed le Investmentmatome. K�vesse �t a Twitteren @teddynykiel ��s tov�bb Google+.

K�p iStockon kereszt�l