Szétdarabolni, vagy nem szétszedni? Új üzleti vállalkozások nyilvántartása |

A saját vállalkozás elindítása izgalmas első lépés a hajó világába. Ez is az IRS-hez fűződő kapcsolatod kezdete.

Jogilag köteles pénzügyi nyilvántartást vezetni az IRS érdekében. De melyikre kell tartanod, és melyik csak extra irodai rendetlenség?

Az online könyvelési szolgáltatásnál a Bench szakértők vagyunk, amikor a finomabb árnyalatokat követjük nyomon. Ebben a kézikönyvben megnézzük, hogy mely rekordokat kell megőrizni, mennyi ideig kell tartani őket, és néhány hatékony módszert, amellyel nyilvántartásaidat meg tudod tartani.

Lásd még: Meg tudom tölteni ezt? Egy könyvelő elmagyarázza az elszámolások világát

Milyen adóbevallásokra van szükségem?

Ha Ön önálló vállalkozó vagy kisvállalkozás, akkor az IRS megköveteli, hogy a jövedelemre, levonásra, vagy az adó-visszatérítési űrlapon megjelenő jóváírás. Ez azt bizonyítja, hogy elérted azt, amit mondtál az IRS-nek, amit keresett, vagy megvásároltad azt, amit mondtál az IRS-nek, amelyet megvásárolt.

Általában a dokumentációnak a következőket kell tartalmaznia:

• Bevételek
• Bank- és hitelkártya nyilatkozatok
• Számlák
• Megszakított csekkek
• Számlák
• Fizetési igazolás
• A könyvelő pénzügyi kimutatásai
• Előzetes adóbevallások
• W2 és 1099 űrlapok
• az adóbevalláson megjelenő jövedelem, levonás vagy jóváírás összege

Ne feledje, ez nem egy átfogó lista. A vállalkozás természete és jogi szerkezete befolyásolja, hogy mely nyilvántartásokat kell megőriznie az IRS-hez.

A bizonyítási teher az Önök, az üzlet tulajdonosa, hogy biztosítsák az összes szükséges dokumentumot. Így, amikor elkezdi a nyilvántartást, tartsa be ezt az egyszerű elvet: Tartsa mindent.

Ellenőrzés esetén az első védelmi vonal a bevételek és adóbevallások. Mindegyik tárolása maximalizálja a védelem szintjét. Továbbá, a bevételeinek garantálása garantálja, hogy bármilyen adólevonást követelhet.

Lásd még: 7 Könyvelési szokások mindegyikének el kell fogadnia

Egy lehetséges kivételt: a 75 dolláros szabályt

Önnek nincs jogi kötelezettsége a bevételek megtartására. Például az IRS nem követeli meg Öntől, hogy az utazás (mínusz tartózkodás), a szórakozás, az ajándékok vagy a szállítmány bevételeit mindaddig tartsa meg, amíg az alábbiak érvényesek:

• A költség, a szállás nélkül, kevesebb, mint 75 $
• A költség a szállításhoz, és az átvétel nem áll rendelkezésre

Mindazonáltal ne feledje, hogy ellenőrzések esetén bármely költség - akár 75 dollár alatt is - megkérdőjelezhető.

További információkért, nézze meg az IRS iránymutatásait a költségek 75 dollár alatti igazolására.

Lásd még: The Accounting Cheat Sheet

Meddig tartja adóadatait

A hároméves szabály:

a nyilvántartást három évvel a visszatérés napjától számítva, vagy a visszatérés esedékességének időpontjáról (amelyik később történik). Ha korán regisztrálja a visszatérését, úgy kezeljük, mintha az esedékesség napján benyújtották volna.

Ez a hároméves szabály a korlátozásokról szóló törvényen keresztül jön el hozzánk, azaz az az időtartam, amely alatt Ön, az adófizető módosíthatja adóbevallás, vagy amelyben az IRS ellenőrizheti az adóbevallást. A korlátozások lejártakor már nem kell nyilvántartást vezetnie az adott időszakra vonatkozóan.

Kivételek a hároméves szabálytól:

Mint mindig, vannak kivételek e szabály alól. Bizonyos esetekben a hároméves korlátozási szabályzatnál hosszabb ideig kell nyilvántartani. Kivéve a következőket:

Rossz adósságok és értéktelen értékpapírok: Ha Ön levonja az egyik költségét az adóbevallásán, tartsa meg a rekordot hét évig.

Elengedett jövedelem: jövedelem az IRS-hez, és a megtérülésén feltüntetett bruttó jövedelem több mint 25 százaléka, nyilvántartást vezet a beadási dátumtól számított hat évig vagy a visszatérés esedékességi dátumától - attól függően, melyik később van.

Munkavállalói nyilvántartások: A foglalkoztatás nyilvántartásait négy évvel azután kell megtartani, hogy a vonatkozó bérszámfejtések esedékessé válnak, vagy később kifizetésre kerülnek.

Csalárd visszatérés: Ha visszaadja a visszatérést, akkor jobban tartsd rajta. Az IRS-et megtévesztő bevallásokra nincs korlátozás.

Tulajdonosi nyilvántartás: A tulajdonláshoz kapcsolódó nyilvántartásokat a korlátozás időtartama alatt meg kell őriznie - három évvel azután, hogy az ingatlan elhagyja a tulajdonát.

Az ingatlan-nyilvántartások tekintetében meg kell tartania a dokumentációkat, például tetteit, címeket és költségalapú feljegyzéseket. Ez lehetővé teszi az értékcsökkenés, az amortizáció vagy a kimerültség levonásának kiszámítását, valamint az ingatlan értékesítésének vagy elidegenítésének nyereségét vagy veszteségét.

Lásd még: 6 Számviteli hibák, amelyek veszélyeztetik a kisvállalkozásokat

tárolja a bevételeket és az adóbevételt

Miután meghatároztuk, hogy mely rekordokat kell megőrizni és mennyi ideig, itt az ideje létrehozni egy rendszert a rendezésükre.

Szerencsére az IRS digitális dokumentumokat fogad el mindaddig, amíg azok az eredetik teljes, pontos reprodukálása. Kérésre minden dokumentumnak olvasható, nyomtatott példányt kell készítenie.

Ez azt jelenti, hogy az adóbevallások tárolására szolgáló, roskatároló szekrény használatának napjai véget értek; számos digitális megoldás létezik, amelyek papírmentesek és nyilvántartásaik rendben vannak.

A biztonságos felhő tárolási lehetőségek, például a Dropbox, az Evernote vagy a Google Drive lehetővé teszik, hogy biztonságosan tárolják a dokumentumokat online. Miután létrehozta üzleti tevékenységét, ha úgy találja, hogy sok papírmunkával foglalkozik, fontolja meg egy automatikus nagysebességű szkennerbe való befektetést, hogy hatékonyabbá tegye online átutalását.

Szintén jó ötlet tartani a biztonsági másolatot a dokumentumokat akár jelszóval védett fizikai tárolóeszközön vagy másodlagos felhőfiókban.

Lásd még: Small Business Accounting 101: 9 lépés az új üzleti tevékenység eléréséhez

Adatok nyilvántartása nem adózási célokra

Ha már nem kell adókivetésre tartania a dokumentumot, akkor ellenőrizze, hogy feltétlenül nincs szüksége rájuk, mielőtt aprítaná őket. A hitelezők, az ügyvédek vagy a biztosítótársaságok esetleg hosszabb ideig tarthatják meg őket, mint az IRS.

Ha online tárolót használ, ahelyett, hogy törölné azokat a dokumentumokat, amelyekre már nincs szüksége, akkor azokat véglegesen archiválhatja. a kis üzleti nyilvántartás szürke területeinek navigálása és a papírmentes szervezeti rendszer felállítása - menteni fogja az irodai zűrzavar veszélyeit, miközben győződjön meg róla, hogy mindig a szabályok szerint játszik.